Jak to jest z tą prezentacją?

Prezentacje odgrywają coraz większe znaczenie w pracy zawodowej. Tworzenie i przedstawianie ich przed gronem współpracowników czy klientów stało się istotnym elementem pracy we współczesnym biznesie. Bywa, że prezentacja decyduje o „być albo nie być” projektu, czy zdobyciu strategicznego klienta. Powody prezentowania i audytoria, do których kierujemy wystąpienie, bywają różne, dlatego forma przekazu powinna być do nich dostosowana.

Nie zawsze przygotowanie prezentacji wiąże się z zaplanowaniem "momentu opadu szczęki"^[1] po to by szczególnie zapadła ona w pamięć. Nie będziemy zamawiać podnośnika by pokazać przed szefem, że ilość zadań, które wykonaliśmy w ostatnim okresie sprawozdawczym nie mieści się nam na ekranie; choć wykorzystanie podnośnika przez Al Gore dla podkreślenia szokujących danych dotyczących wzrostu poziomu dwutlenku węgla w atmosferze^[2] było genialne.

Wystąpienie dla bardzo dużej grupy gości wymaga innych środków wyrazu, niż prezentacja o charakterze kameralnym. Prostota przekazu jest szczególnie ważna podczas wystąpień w dużych salach, gdzie odległość od ekranu na którym wyświetlana jest prezentacja bywa dość znaczna. Dla osób siedzących daleko wszystkie szczegóły graficzne mogą być nieczytelne i dlatego istotna staje się prostota.

Dla odmiany w prezentacjach o charakterze kameralnym wygląda to już nieco inaczej, np. możemy zastosować trochę mniejszą czcionkę, a co za tym idzie umieścić na slajdzie nieco więcej tekstu. O ile więcej? Toczące się dyskusje co do ilości tekstu na slajdach, trudno jednoznacznie rozstrzygnąć. Teoretycznie im mniej tekstu, tym lepiej, ale bywa też tak, że trudno wyrzucić cały tekst i zastąpić go jednym, krótkim, zgrabnym hasłem. Szczególnie dotyczy to prezentacji o tematyce specjalistycznej, gdzie zagadnienia bywają bardzo złożone i wymagają szerszego objaśnienia. Najlepszym rozwiązaniem jeśli chodzi o ilość tekstu na slajdach jest zdrowy rozsądek. Nie zapominajmy, że prezentacja nie jest broszurą informacyjną i nie powinna jej przypominać.

Warto zatem:

• porcjować informacje, czyli podzielić tekst na dwa lub więcej slajdy,
• zaplanować hierarchię podawanych na slajdzie informacji, tj. zaprojektować slajd w taki sposób, by miał on pierwszy plan oraz tło. Pierwszy plan stanowią najważniejsze informacje, tłem dla nich są treści pomocnicze lub uzupełniające.

Przygotowując slajdy dobrze jest sobie odpowiedzieć na pytania: gdzie będziemy je prezentować, przed jakim audytorium a przede wszystkim, jaki jest cel naszego wystąpienia.


^[1] Carmine Gallo „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Wydawnictwo: Znak literanova

^[2] Link do wystąpienia Al Gore (YouTube)