Jak działa to podczas wystąpień?

"Dobre przemówienie powinno być jak spódnica: powinna być na tyle długa, aby obejmować niezbędne obszary, i jednocześnie na tyle krótka, aby wzbudzić zainteresowanie"
– Winston Churchill

Churchill użył ciekawego porównania, które mocno działa na wyobraźnię. Jak długie powinno być Twoje przemówienie i jak obszerne merytorycznie?

Chodzi o to, aby Twoi słuchacze chcieli więcej. Po co zostawiać ich z myślą „Dzięki Bogu, że to już koniec”.

Przemówienia Winstona Churchilla charakteryzują się niezwykłą siłą perswazyjną. Potrafił w swoich mowach podnieść naród na duchu, zagrzać do walki i natchnąć wiarą w zwycięstwo. Był wybitnym mówcą, który jeszcze za swego życia doczekał się publikacji własnych przemówień w 8 pokaźnych tomach.

Dla tych, którzy uważają, że do bycia dobrym mówcą trzeba mieć predyspozycje, mam złą wiadomość – to nie prawda, tego można się nauczyć.

Winstonowi Churchillowi brakowało atrakcyjnego wyglądu, ujmującego głosu i na dodatek miał wadę wymowy (dużo ćwiczył by pokonać seplenienie i jąkanie, które pogłębiała silna nerwica zaobserwowana u niego w wieku szkolnym).

Jaka była recepta Winstona Churchilla na dobre przemówienie?

1. Rozpocznij mocno. Nie mów: „Mam przyjemność być tutaj z Państwem”.
2. Miej jeden temat, który można zamknąć w jednym zdaniu.
3. Używaj prostego języka.
4. Maluj obrazy w wyobraźni słuchaczy.
5. Zakończ emocjonalnie – patriotycznie, religijnie lub rodzinnie.

A oto przykład.

Dnia 13 maja 1940 roku Winston Churchill wygłosił w Izbie Gmin przemówienie, które przeszło do historii:

"Mam do zaofiarowanie jedynie krew, znój, łzy i pot. Mamy przed sobą najcięższą próbę. Przed nami wiele, wiele długich miesięcy walki i cierpień.
Pytacie mnie o politykę. Odpowiadam: prowadzić wojnę na morzu, lądzie i w powietrzu z całą mocą i siłą, którą może obdarować nas Bóg; prowadzić wojnę przeciw potwornej tyranii, której mrocznej, tragicznej listy zbrodni nic nie przewyższa. To nasza polityka.
Pytacie mnie o cel. Mogę powiedzieć jednym słowem zwycięstwo - zwycięstwo za wszelką cenę, zwycięstwo mimo terroru, zwycięstwo, choćby droga do niego była długa i ciężka – bo bez zwycięstwa nie ma przetrwania. (...)
Jednak podejmę się realizacji mojego zadania z optymizmem i nadzieją. Jestem pewien, że nasza sprawa znajdzie odzew w narodzie*."

Mocą tych słów wyrwał naród angielski z odrętwienia. Bije z tego przemówienia nieustępliwe męstwo, zaciekły upór i wiara w ostateczne zwycięstwo.

A teraz wyobraź sobie, że to Ty masz w swojej mowie podnieść naród na duchu, zagrzać do walki i natchnąć wiarą w zwycięstwo. Jak brzmiałoby Twoje przemówienie?


*W. Churchill, Krew, znój, łzy i pot. Sławne mowy, s. 115

1. Mistrz banałów

Jego wypowiedź jest barwna, pełna oklepanych frazesów, które nic nowego nie wnoszą, są tak oczywiste, że nieobecni nic nie tracą, a może nawet zyskują.

Na wystąpieniach motywacyjnych i w wywiadach sportowych, można ich usłyszeć.

Przykłady:
Musimy skoncentrować się i zrobić swoje.
Musimy skoncentrować się na najbliższym meczu.
Musimy skoncentrować się, mniej gadać i więcej robić.
itd.


2. Miłośnik klawisza Backspace

Często korzysta z klawisza Backspace w wypowiedzi ustnej. Mówi o czymś, potem wciska klawisz Backspace i wycofuje się z tego całkowicie lub częściowo. Wypowiedź jest bardzo rwana i przez to nieklarowna.

Przykład:
Dwa lata temu, byłam na konferencji dotyczącej content marketingu, nie to jednak było trzy lata temu…

Warto oprzeć się pokusie redagowania swojej wypowiedzi, tylko po to by była ona maksymalnie precyzyjna. Zwłaszcza, jeśli ta część wypowiedzi jest tylko tłem do tego co naprawdę jest istotne.


3. Skrupulant

Z drobiazgową dokładnością i starannością przedstawia produkt potencjalnym klientom. Skupia się na najdrobniejszych szczegółach, co może całkowicie zniechęcić jego audytorium.

Ludzi nie interesuje proces powstawania oferowanego przez niego produktu, ani jego szczegółowa budowa, oni chcą wiedzieć, w jaki sposób ten produkt może zmienić ich życie, jak mogą go wykorzystać, jak może im pomóc.


4. Zagorzały nauczyciel

Ten typ nie wyjaśni Ci niczego szybko i zwięźle, skoro może o tym długo opowiadać i jeszcze to kilka razy powtórzyć. W salach wykładowych zapewne się to sprawdza, ale na spotkaniach biznesowych, czy podczas krótkich wystąpień publicznych, nie jest to forma optymalna i wystarczająco skuteczna.

Wymieniłam tu zaledwie cztery typy ludzi, których komunikacja może być mało skuteczna, a nawet irytująca. Wszystko zależy od poziomu tolerancji słuchaczy 😊

Jak często spotykasz się z określeniami „innowacyjny”, „najtańszy”, „najlepszy”? Są to według mnie określenia bardzo ogólne i często subiektywne. To, co dla jednej osoby będzie innowacyjne, inna osoba może zakwestionować. Jeśli jakiś produkt jest najtańszy, to o ile tańszy, ile pieniędzy zaoszczędzi kupujący? Jeśli dla odmiany jakiś produkt jest najlepszy, to według jakich parametrów, co było brane pod uwagę? Czy zatem określenia „innowacyjny”, „najtańszy”, „najlepszy” są wystarczające by produkt stał się atrakcyjny dla Klienta?

Prezentację produktu możesz popsuć przedstawiając wyłącznie jego cechy. W rezultacie może się to przyczynić do niepomyślnego zakończenia Twojego spotkania z Klientem.
Niby niewielka różnica, a jednak...

Przykład
Drukarka laserowa XXX
Cechy:
Prędkość druku: kolor do 10 str./min (A4)
Rozdzielczość druku: 1200 x 2400 dpi

Korzyści:
50 kolorowych zdjęć w 5 minut w formacie A4.
Wydruk o wysokiej rozdzielczości z precyzyjnym odwzorowanie barw i szczegółów.


Przygotowując prezentację produktu zamieniaj cechy na korzyści.

Informuj o realnych korzyściach
Do stworzenia skutecznej prezentacji niezbędna jest umiejętność posługiwania się językiem korzyści, czyli umiejętnym przekładaniem istotnych dla Klienta cech produktu na potencjalne korzyści, jakie może z tego otrzymać. Twoją główną rolą jest przekonanie rozmówcy, że Twój produkt spełnia konkretną potrzebę Klienta. Warto w tym celu skorzystać z modelu C-Z-K.



Zasada tego modelu jest bardzo prosta:
1) Wypisz cechy swojego produktu
2) Znajdź zalety jakie wynikają z tych cech
3) Znajdź odpowiedź na pytanie: “Jakie korzyści dla Klienta wynikają z tych zalet?”
Cechy produktu, to jego parametry w formie opisowej.
Zalety, to wartości pozytywne, które wynikają z cech każdego produktu. Zalety są ogólne i dobre dla wszystkich, nie mają nic wspólnego z żadnym konkretnym Klientem.
Korzyści, to efekty zalet, indywidualne zyski, jakie Klient osiągnie dzięki zaspokojeniu swoich potrzeb. Tak naprawdę korzyść rozwiązuje pewien problem. Jeśli Twój produkt potrafi rozwiązać jakiś problem, to wystarczy pokazać Klientowi, że tak właśnie jest. Najważniejsze by Klient dokładnie tego potrzebował co przedstawiłeś w prezentacji, stąd ważne jest by znać bieżące potrzeby Klienta.

Aby móc używać takiego modelu, trzeba dobrze poznać produkt do którego przygotowuje się prezentację. Bez znajomości cech produktu nie poznasz jego zalet, a bez ich wskazania nie będziesz mógł skutecznie posługiwać się językiem korzyści.

Drukarka laserowa kolorowa XXX

CECHA	ZALETA	KORZYŚĆ
Prędkość druku: kolor do 10 str./min (A4)	Wysoka wydajność	50 kolorowych zdjęć w 5 minut w formacie A4
Rozdzielczość druku: 1200 x 2400 dpi	Wyjątkowa jakość obrazu	Wydruk o wysokiej rozdzielczości z precyzyjnym odwzorowanie barw i szczegółów

Indywidualne podejście do Klienta
Ważne jest by zdiagnozować potrzeby Klienta. Błędem jest przygotowanie jednej prezentacji dla wszystkich Klientów. Nie wszyscy Klienci mają takie same potrzeby. Na przykład niskie spalanie to korzyść, która pozwala zaoszczędzić pieniądze, ale jeśli ktoś chce podkreślić, że jego przedsiębiorstwo generuje duże zyski i stać go na drogie w utrzymaniu auto, to niskie spalanie nie będzie dla niego istotne. Dlatego nie możesz raz stworzyć prezentacji swojego produktu i posługiwać się zawsze tym samym zestawem cech/zalet/korzyści. To może świadczyć o Twoim nieprzygotowaniu się do spotkania.

Aby poprawnie i skutecznie operować korzyściami, musisz znać problem Klienta i wiedzieć jak Twój produkt może go rozwiązać. Dobrą prezentację produktu charakteryzuje bowiem to, że odnosi się ona do zidentyfikowanych potrzeb Klienta i pokazuje korzyści. Skup się na tym, co Twój produkt da Klientowi, jak poprawi jego życie lub funkcjonowanie jego firmy. Klienci pragną wiedzieć, jaką konkretną korzyść nabędą kupując ten produkt, a nie inny.

Prezentacje odgrywają coraz większe znaczenie w pracy zawodowej. Tworzenie i przedstawianie ich przed gronem współpracowników czy klientów stało się istotnym elementem pracy we współczesnym biznesie. Bywa, że prezentacja decyduje o „być albo nie być” projektu, czy zdobyciu strategicznego klienta. Powody prezentowania i audytoria, do których kierujemy wystąpienie, bywają różne, dlatego forma przekazu powinna być do nich dostosowana.

Nie zawsze przygotowanie prezentacji wiąże się z zaplanowaniem "momentu opadu szczęki"^[1] po to by szczególnie zapadła ona w pamięć. Nie będziemy zamawiać podnośnika by pokazać przed szefem, że ilość zadań, które wykonaliśmy w ostatnim okresie sprawozdawczym nie mieści się nam na ekranie; choć wykorzystanie podnośnika przez Al Gore dla podkreślenia szokujących danych dotyczących wzrostu poziomu dwutlenku węgla w atmosferze^[2] było genialne.

Wystąpienie dla bardzo dużej grupy gości wymaga innych środków wyrazu, niż prezentacja o charakterze kameralnym. Prostota przekazu jest szczególnie ważna podczas wystąpień w dużych salach, gdzie odległość od ekranu na którym wyświetlana jest prezentacja bywa dość znaczna. Dla osób siedzących daleko wszystkie szczegóły graficzne mogą być nieczytelne i dlatego istotna staje się prostota.

Dla odmiany w prezentacjach o charakterze kameralnym wygląda to już nieco inaczej, np. możemy zastosować trochę mniejszą czcionkę, a co za tym idzie umieścić na slajdzie nieco więcej tekstu. O ile więcej? Toczące się dyskusje co do ilości tekstu na slajdach, trudno jednoznacznie rozstrzygnąć. Teoretycznie im mniej tekstu, tym lepiej, ale bywa też tak, że trudno wyrzucić cały tekst i zastąpić go jednym, krótkim, zgrabnym hasłem. Szczególnie dotyczy to prezentacji o tematyce specjalistycznej, gdzie zagadnienia bywają bardzo złożone i wymagają szerszego objaśnienia. Najlepszym rozwiązaniem jeśli chodzi o ilość tekstu na slajdach jest zdrowy rozsądek. Nie zapominajmy, że prezentacja nie jest broszurą informacyjną i nie powinna jej przypominać.

Warto zatem:

• porcjować informacje, czyli podzielić tekst na dwa lub więcej slajdy,
• zaplanować hierarchię podawanych na slajdzie informacji, tj. zaprojektować slajd w taki sposób, by miał on pierwszy plan oraz tło. Pierwszy plan stanowią najważniejsze informacje, tłem dla nich są treści pomocnicze lub uzupełniające.

Przygotowując slajdy dobrze jest sobie odpowiedzieć na pytania: gdzie będziemy je prezentować, przed jakim audytorium a przede wszystkim, jaki jest cel naszego wystąpienia.


^[1] Carmine Gallo „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Wydawnictwo: Znak literanova

^[2] Link do wystąpienia Al Gore (YouTube)

Złapać uwagę widzów nie jest prostym zadaniem. W ciągu zaledwie 30 pierwszych sekund publiczność decyduje, czy dane wystąpienie będzie dla nich interesujące, czy też nie. Masz tylko 30 sekund na przekonanie ich, żeby Cię słuchali. Aby złapać uwagę widowni musisz ją przekonać wskazując jakie korzyści odniosą dzięki słuchaniu Twojego przemówienia, albo zaintrygować ich, wyjść poza schematy.
Jest kilka technik rozpoczynania wystąpienia. Dziś chciałabym krótko opisać dwie z nich.

Pierwszą jest wyjawienie celu nadrzędnego już na samym początku.

Można rozpocząć mówiąc:

„Zamierzam przekonać Was, że …”,
„Pokażę, w jaki sposób można…”,
„Zademonstruję …”,
„Wyjaśnię, jakie znaczenie dla Was może mieć …”

Zamiast „Mam przyjemność być tutaj z Państwem”.

Można rozpocząć główną myślą, która stanowi cel nadrzędny wystąpienia i może ona brzmieć tak: „Można być na nieustających wakacjach, jeśli Twoja praca sprawia Ci przyjemność, jest Twoją pasją. Niektórym ludziom trudno w to uwierzyć, inni właśnie to odkrywają…”

Cała prezentacja powinna być spójna, konkretna i podporządkowana głównej myśli Twojego wystąpienia. Jeśli ta główna myśl zostanie zapisana jednym prostym zdaniem, które kilkakrotnie pojawi się w trakcie Twojego przemówienia, to pozostanie ona na długo w pamięci Twoich słuchaczy.


Drugą techniką rozpoczynania jest tzw. „trzęsienie ziemi”.

Działa ona na emocje, ale może budzić kontrowersje. Buduje napięcie, zaskoczenie, ale może też burzyć ogólnie przyjęty porządek. Ta technika natychmiast skupia uwagę słuchaczy. Można tu wykorzystać śmiałą tezę, cytat, sprawdzoną najnowszą informację, niezwykły fakt, itp.

Jakie wystąpienie we mnie wywołało „trzęsienie ziemi”?

Ostatni wykład Randy`ego Pauscha „Jak spełniłem swoje marzenia z dzieciństwa” zrobił na mnie ogromne wrażenie mimo, że jest długi i zawiera wiele wątków. Już na samym początku poczułam emocjonalne „trzęsienie ziemi”, po tym jak przedstawił on „the elephant in the room...” (informując, że zostało mu ok. 6 m-cy życia), a następnie pokazał, że jest w świetnej formie, tryskając przy tym humorem.

W tym wykładzie jest jedno zdanie, które w kilku odsłonach pojawia się i pozostaje na długo w głowie:

„(…) mury wznosi się nie bez powodu. Wyrastają nie po to, by nas powstrzymać. Wyrastają po to, by nam pokazać, jak bardzo czegoś pragniemy”

Randy Pausch, wykładowca informatyki na uniwersytecie Carnegie Mellon, mając 47 lat dowiedział się, że umiera na raka trzustki. Seria „Ostatni wykład” była wygłaszana przez wielu wykładowców uczelni, na której pracował. Kiedy przyszła na niego kolej, zgodził się mimo, że walczył z chorobą. Nie zrezygnował z jego wygłoszenia, kiedy dowiedział się, że przegrał walkę z rakiem.

Tutaj można znaleźć wykład:

Randy`ego Pauscha „Jak spełniłem swoje marzenia z dzieciństwa” (Wikipedia)
(YouTube)

Zanim usiądziesz przed komputerem i zaczniesz wybierać zdjęcia oraz zastanawiać się nad tekstami, powinieneś zadać sobie kilka pytań.

1. Kto będzie odbiorcą wystąpienia i jakie ma potrzeby?

• Dla kogo?
  (specjaliści rozumiejący szczegóły techniczne czy przedstawiciele działów „biznesowych”, dla których liczy się funkcjonalność i korzyści)
• Czy znasz ich?
• Czy podejmują decyzje?
• Jakie mogą mieć nastawienie?
• Czego oni mogą oczekiwać?
• Jakie mają potrzeby?
• Co blokuje/hamuje ich decyzje o kupnie/akceptacji idei, podjęciu działania?
• Co pozwoli/pomoże tę blokadę przełamać?
• Czy znają firmę i produkty?

2. Jaki ma być efekt, rezultat twojej prezentacji?

• Co chcesz osiągnąć?
• Jak twój produkt może im w tym pomóc?

3. Ile czasu będzie trwał pokaz prezentacji?
(w podziale na prezentację właściwą i część na dyskusję).

Czy wiesz w jakiej jednej sprawie większość uczestników zgadza się z tobą? Jeśli tak, to wykorzystaj to. Jeśli na sali jest grupa osób, na której szczególnie Ci zależy, może warto zastanowić się na opracowaniu komunikatu skierowanego wyłącznie do nich, by odebrali twoją prezentację jako osobisty wywód.
Nie koncentruj się na sobie, tylko na publiczności zarówno przygotowując wystąpienie jak i w trakcie jego wygłaszania. Twoje wystąpienie ma odpowiedzieć na oczekiwania twojej widowni, dlatego tak ważne jest, by przygotowywanie prezentacji zacząć od jej poznania. Poznając głównych bohaterów, łatwiej będzie ci przygotować scenariusz prezentacji.

Nagłówki slajdów, podobnie jak nagłówki w prasie czy Internecie, powinny przyciągać uwagę odbiorcy. To one go informują, intrygują, angażują. Jak zatem należy je sformułować? Czy powinny być długie, krótkie, a może w formie otwartych pytań?
Na pewno muszą komunikować myśl, którą za chwilę rozwiniesz, czyli powinny być proste, bezpośrednie, trafiające w sedno sprawy.

Dobre nagłówki zawierają 3 elementy:
1) wzbudzają ciekawość,
2) zapowiadają korzyści,
3) zawierają przydatne dla odbiorcy informacje.

Przykłady:

• Czy popełniasz te błędy …
• Jak podwoić swoją produktywność i chęć do pracy?
• Te sztuczki pomogą ci pokonać tremę przed wystąpieniami publicznymi.

Lepsze są nagłówki długie czy krótkie?
Copywriterzy twierdzą, że jeśli nie można wymówić nagłówka jednym tchem, to nie można go także usłyszeć w całości.

Przykład zbyt długiego nagłówka:

• “5 kroków, które sprawią, że twoje wystąpienia będą wzbudzać zainteresowanie, angażować i motywować do działania twoich słuchaczy”

Nagłówek w formie pełnego zdania, ma jednak swoją skuteczność, co potwierdzają badania przeprowadzone przez prof. Michaela Alleya z Uniwersytetu Penn State. Alley podzielił swoich studentów na dwie grupy: jedna uczyła się ze slajdów rozpoczynających się tytułem utworzonym w formie pełnego zdania, druga grupa – ze slajdów opatrzonych tytułem w formie krótkiego hasła. Okazało się, że pierwsza grupa – ucząca się ze slajdów z tytułami w formie pełnego zdania – uzyskała o 15 procent lepsze wyniki w testach.

Przykład:

• Sprzedaż usług w 2015 roku
• Sprzedaż usług w 2015 roku wzrosła o 20 procent

Carmine Gallo^[1], poleca „twitterowy nagłówek”, który ma mniej niż 140 znaków. Gallo szczegółowo przeanalizował wystąpienia Jobsa w swoich publikacjach podał wiele przykładów jak gazety, telewizje, serwisy internetowe oraz blogi kopiowały z prezentacji Jobsa „twitterowy nagłówek” słowo w słowo i zamieszczały w swoich publikacjach, jako gotowe tytuły.

Godne polecenia są nagłówki w formie otwartych pytań, pomagają w nawiązaniu interakcji z publicznością. Nie każde wystąpienie wiąże się z podjęciem dialogu ze słuchaczami, ale mimo to warto zadawać pytania, by samemu za chwilę na nie odpowiedzieć. Dlaczego? Dobrze zadane pytanie może wzbudzić zainteresowanie Twoich słuchaczy. Może pomóc w znalezieniu wspólnej płaszczyzny porozumienia, a nawet zrozumienia.

Tworząc nagłówki w prezentacji warto zadać sobie pytania: co mam do zakomunikowania, jaki efekt chcę osiągnąć oraz jakie będę mieć audytorium.

^[1]Carmine Gallo, „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Wydawnictwo: Znak literanova