"Dobre przemówienie powinno być jak spódnica: powinna być na tyle długa, aby obejmować niezbędne obszary, i jednocześnie na tyle krótka, aby wzbudzić zainteresowanie"
– Winston Churchill

Churchill użył ciekawego porównania, które mocno działa na wyobraźnię. Jak długie powinno być Twoje przemówienie i jak obszerne merytorycznie?

Chodzi o to, aby Twoi słuchacze chcieli więcej. Po co zostawiać ich z myślą „Dzięki Bogu, że to już koniec”.

Przemówienia Winstona Churchilla charakteryzują się niezwykłą siłą perswazyjną. Potrafił w swoich mowach podnieść naród na duchu, zagrzać do walki i natchnąć wiarą w zwycięstwo. Był wybitnym mówcą, który jeszcze za swego życia doczekał się publikacji własnych przemówień w 8 pokaźnych tomach.

Dla tych, którzy uważają, że do bycia dobrym mówcą trzeba mieć predyspozycje, mam złą wiadomość – to nie prawda, tego można się nauczyć.

Winstonowi Churchillowi brakowało atrakcyjnego wyglądu, ujmującego głosu i na dodatek miał wadę wymowy (dużo ćwiczył by pokonać seplenienie i jąkanie, które pogłębiała silna nerwica zaobserwowana u niego w wieku szkolnym).

Jaka była recepta Winstona Churchilla na dobre przemówienie?

1. Rozpocznij mocno. Nie mów: „Mam przyjemność być tutaj z Państwem”.
2. Miej jeden temat, który można zamknąć w jednym zdaniu.
3. Używaj prostego języka.
4. Maluj obrazy w wyobraźni słuchaczy.
5. Zakończ emocjonalnie – patriotycznie, religijnie lub rodzinnie.

A oto przykład.

Dnia 13 maja 1940 roku Winston Churchill wygłosił w Izbie Gmin przemówienie, które przeszło do historii:

"Mam do zaofiarowanie jedynie krew, znój, łzy i pot. Mamy przed sobą najcięższą próbę. Przed nami wiele, wiele długich miesięcy walki i cierpień.
Pytacie mnie o politykę. Odpowiadam: prowadzić wojnę na morzu, lądzie i w powietrzu z całą mocą i siłą, którą może obdarować nas Bóg; prowadzić wojnę przeciw potwornej tyranii, której mrocznej, tragicznej listy zbrodni nic nie przewyższa. To nasza polityka.
Pytacie mnie o cel. Mogę powiedzieć jednym słowem zwycięstwo - zwycięstwo za wszelką cenę, zwycięstwo mimo terroru, zwycięstwo, choćby droga do niego była długa i ciężka – bo bez zwycięstwa nie ma przetrwania. (...)
Jednak podejmę się realizacji mojego zadania z optymizmem i nadzieją. Jestem pewien, że nasza sprawa znajdzie odzew w narodzie*."

Mocą tych słów wyrwał naród angielski z odrętwienia. Bije z tego przemówienia nieustępliwe męstwo, zaciekły upór i wiara w ostateczne zwycięstwo.

A teraz wyobraź sobie, że to Ty masz w swojej mowie podnieść naród na duchu, zagrzać do walki i natchnąć wiarą w zwycięstwo. Jak brzmiałoby Twoje przemówienie?


*W. Churchill, Krew, znój, łzy i pot. Sławne mowy, s. 115

1. Mistrz banałów

Jego wypowiedź jest barwna, pełna oklepanych frazesów, które nic nowego nie wnoszą, są tak oczywiste, że nieobecni nic nie tracą, a może nawet zyskują.

Na wystąpieniach motywacyjnych i w wywiadach sportowych, można ich usłyszeć.

Przykłady:
Musimy skoncentrować się i zrobić swoje.
Musimy skoncentrować się na najbliższym meczu.
Musimy skoncentrować się, mniej gadać i więcej robić.
itd.


2. Miłośnik klawisza Backspace

Często korzysta z klawisza Backspace w wypowiedzi ustnej. Mówi o czymś, potem wciska klawisz Backspace i wycofuje się z tego całkowicie lub częściowo. Wypowiedź jest bardzo rwana i przez to nieklarowna.

Przykład:
Dwa lata temu, byłam na konferencji dotyczącej content marketingu, nie to jednak było trzy lata temu…

Warto oprzeć się pokusie redagowania swojej wypowiedzi, tylko po to by była ona maksymalnie precyzyjna. Zwłaszcza, jeśli ta część wypowiedzi jest tylko tłem do tego co naprawdę jest istotne.


3. Skrupulant

Z drobiazgową dokładnością i starannością przedstawia produkt potencjalnym klientom. Skupia się na najdrobniejszych szczegółach, co może całkowicie zniechęcić jego audytorium.

Ludzi nie interesuje proces powstawania oferowanego przez niego produktu, ani jego szczegółowa budowa, oni chcą wiedzieć, w jaki sposób ten produkt może zmienić ich życie, jak mogą go wykorzystać, jak może im pomóc.


4. Zagorzały nauczyciel

Ten typ nie wyjaśni Ci niczego szybko i zwięźle, skoro może o tym długo opowiadać i jeszcze to kilka razy powtórzyć. W salach wykładowych zapewne się to sprawdza, ale na spotkaniach biznesowych, czy podczas krótkich wystąpień publicznych, nie jest to forma optymalna i wystarczająco skuteczna.

Wymieniłam tu zaledwie cztery typy ludzi, których komunikacja może być mało skuteczna, a nawet irytująca. Wszystko zależy od poziomu tolerancji słuchaczy 😊

Prezentacje odgrywają coraz większe znaczenie w pracy zawodowej. Tworzenie i przedstawianie ich przed gronem współpracowników czy klientów stało się istotnym elementem pracy we współczesnym biznesie. Bywa, że prezentacja decyduje o „być albo nie być” projektu, czy zdobyciu strategicznego klienta. Powody prezentowania i audytoria, do których kierujemy wystąpienie, bywają różne, dlatego forma przekazu powinna być do nich dostosowana.

Nie zawsze przygotowanie prezentacji wiąże się z zaplanowaniem "momentu opadu szczęki"^[1] po to by szczególnie zapadła ona w pamięć. Nie będziemy zamawiać podnośnika by pokazać przed szefem, że ilość zadań, które wykonaliśmy w ostatnim okresie sprawozdawczym nie mieści się nam na ekranie; choć wykorzystanie podnośnika przez Al Gore dla podkreślenia szokujących danych dotyczących wzrostu poziomu dwutlenku węgla w atmosferze^[2] było genialne.

Wystąpienie dla bardzo dużej grupy gości wymaga innych środków wyrazu, niż prezentacja o charakterze kameralnym. Prostota przekazu jest szczególnie ważna podczas wystąpień w dużych salach, gdzie odległość od ekranu na którym wyświetlana jest prezentacja bywa dość znaczna. Dla osób siedzących daleko wszystkie szczegóły graficzne mogą być nieczytelne i dlatego istotna staje się prostota.

Dla odmiany w prezentacjach o charakterze kameralnym wygląda to już nieco inaczej, np. możemy zastosować trochę mniejszą czcionkę, a co za tym idzie umieścić na slajdzie nieco więcej tekstu. O ile więcej? Toczące się dyskusje co do ilości tekstu na slajdach, trudno jednoznacznie rozstrzygnąć. Teoretycznie im mniej tekstu, tym lepiej, ale bywa też tak, że trudno wyrzucić cały tekst i zastąpić go jednym, krótkim, zgrabnym hasłem. Szczególnie dotyczy to prezentacji o tematyce specjalistycznej, gdzie zagadnienia bywają bardzo złożone i wymagają szerszego objaśnienia. Najlepszym rozwiązaniem jeśli chodzi o ilość tekstu na slajdach jest zdrowy rozsądek. Nie zapominajmy, że prezentacja nie jest broszurą informacyjną i nie powinna jej przypominać.

Warto zatem:

• porcjować informacje, czyli podzielić tekst na dwa lub więcej slajdy,
• zaplanować hierarchię podawanych na slajdzie informacji, tj. zaprojektować slajd w taki sposób, by miał on pierwszy plan oraz tło. Pierwszy plan stanowią najważniejsze informacje, tłem dla nich są treści pomocnicze lub uzupełniające.

Przygotowując slajdy dobrze jest sobie odpowiedzieć na pytania: gdzie będziemy je prezentować, przed jakim audytorium a przede wszystkim, jaki jest cel naszego wystąpienia.


^[1] Carmine Gallo „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”, Wydawnictwo: Znak literanova

^[2] Link do wystąpienia Al Gore (YouTube)

Odpowiem słowami mistrza renesansu:

"Prostota to najwyższy stopień wyrafinowania"
Leonardo da Vinci

Spójność i umiar, to podstawa. Jednorodne powinny być wszystkie symbole graficzne, np. jeśli stosujemy strzałki, pilnujmy aby ich groty wszędzie były takie same.
Rysunki, zdjęcia, wykresy oraz schematy przemawiają do odbiorcy o wiele silniej niż słowa, jednak i tu należy zachować umiar, a przede wszystkim spójność. Jeśli decydujemy się na czarno-białe fotografie, to bądźmy konsekwentni.

Jeśli w naszej prezentacji będą różne style zdjęć i grafik, to zapanuje w niej chaotyczność i bałaganiarstwo.

W całej prezentacji stosujemy jeden krój czcionki. W celu wyróżnienia lub podkreślenia pewnych informacji możemy ją powiększyć, ale i tu starajmy się o konsekwencję i oszczędność. Najistotniejsze informacje zawsze przedstawiamy w taki sam sposób np. używając tej samej wielkości czcionki, koloru czy podkreślenia.

Oszczędnie podchodzimy, także do ilości kolorów (maksymalnie 4 kolory przewodnie, plus ich gama odcieni, to bardzo dużo!) i stosujemy je konsekwentnie w całej prezentacji. Kolory przykuwają uwagę odbiorców, ale także wywołują w nich określone skojarzenia i emocje. Stosując zbyt szeroką gamę kolorów rozpraszamy uwagę widza, bo nie wie co jest ważne na prezentowanym slajdzie. Warto stosować kolor z rozmysłem i umiarem.

Nie popadajmy w kolorystyczną przesadę.

Szczególnie ostrożnie wykorzystujmy elementy animacji. Animacja jest elementem bardzo przyciągającym uwagę, ale kiedy jest oszczędnie stosowana. Warto jej używać, aby w prosty sposób wyjaśnić skomplikowane zagadnienie. Unikajmy wszelkich niepotrzebnych ruchomych elementów, które tylko rozpraszają uwagę zamiast ją skupić na najważniejszych faktach.


Część wizualna każdej prezentacji zostanie zarejestrowana przez słuchaczy o wiele szybciej niż słowa, bo w pierwszej kolejności zapamiętujemy obraz a następnie dźwięk, warto zatem zadbać o wygląd prezentacji.

Spójny, prosty przekaz, to najlepsza forma komunikacji.

Dobra prezentacja powinna oddziaływać na wszystkie zmysły odbiorców, ale w pierwszej kolejności na wzrok, bo w pierwszej kolejności zapamiętujemy obraz a następnie dźwięk.

Wiele informacji, o których chcemy powiedzieć można przedstawić w sposób wizualny, który nie tylko skupia uwagę, ale także wspomaga zapamiętywanie.

Warto w prezentacjach stosować proste symbole obok tekstu lub próbować przedstawić dane liczbowe nie tylko za pomocą wykresu, ale również w formie schematu – uruchamiamy w ten sposób zapamiętywanie poprzez skojarzenia.


Dobry symbol powinien być prosty wręcz schematyczny. Ich prostota szczególnie sprawdzi się w dużych salach gdzie szczegółów nie dostrzeże widz siedzący w ostatnim rzędzie.

Znane jest powiedzenie, że obraz może powiedzieć nawet tysiąc słów, ale jest to możliwe tylko pod warunkiem, że będzie sugestywny do tego, co chcemy przekazać. Ilustracje muszą być wybrane wyjątkowo starannie. Jedna duża ilustracja zrobi o wiele większe wrażenie, niż kilka mniejszych (z tego prawa korzystają twórcy reklamy). Kilka ilustracji w bezpośrednim sąsiedztwie może spowodować rozproszenie uwagi odbiorców, a przecież zależy nam na skupieniu ich uwagi na wybranych informacjach.


Ilustracje mogą być kolorowe jak i czarno-białe. Warto pamiętać, że nasze oczy w pierwszej kolejności dostrzegają kolor. Jeżeli na czarno-białej fotografii umieścimy kolor, to on będzie, jako pierwszy zauważony.


Jeśli użyjemy palety zimnych i ciepłych kolorów, to warto pamiętać, że ciepłe kolory zawsze wychodzą na pierwszy plan, tłem dla nich są zimne kolory.



Kolorowe obrazy utrzymują naszą uwagę o 2 sekundy dłużej, niż obrazy czarno-białe. Odradzam jednak „zestaw tęcza”, może wprowadzić szum komunikacyjny i spowodować, że odbiorca pogubi się w gąszczu barw.


Mam nadzieję, że powyższe informacje pomogą Wam w przemawianiu do widza nie tylko słowami, ale także obrazami.

Z prezentacją jest jak z wypracowaniem szkolnym, powinna mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Co powinny zawierać poszczególne części?

WSTĘP

• Przedstawienie siebie
  Kim jesteś? (Dlaczego ty?)
• Cel i korzyści dla słuchaczy
  Określ korzyści jakie odniosą słuchacze. Dlaczego informacje jakie chcesz przekazać, będą dla nich interesujące?
  Dla słuchaczy liczą się wyłącznie ich cele. Znacznie bardziej zainteresują się twoją ofertą, jeśli wykażesz, że twoje produkty i usługi pomogą im w realizacji ich zamierzeń.
  Najważniejsze tezy twojej prezentacji muszą odpowiadać najważniejszym oczekiwaniom twoich gości.
• Czas
  Ile to potrwa?
• Agenda / Zasady
  Jaki jest plan?
• „Przynęta” (coś co zaciekawi zebranych)
  Najważniejsze jest pierwsze 30 sekund prezentacji, dlatego na samym początku dobrze jest zainteresować słuchaczy. Może to być zgrabny cytat, trafne zdanie lub istotna kwestia przedstawiona w obrazowy sposób.

ROZWINIĘCIE

Zagadnienia na slajdach wprowadzaj stopniowo, od ogółu do szczegółu. Przekazywane informacje powinny wiązać się w logiczną całość. Nie przeskakuj z tematu na temat!
Wystąpienie bardziej zaangażuje słuchaczy jeśli będziesz prowadzić je wg sekwencji pytań i odpowiedzi tworzących logiczną strukturę prezentacji.

• Pytanie w tytule slajdu (daj chwilę by słuchacze mogli się zastanowić) i możesz odpowiedzieć na zadane pytanie.

Warto dać szansę by słuchacze sami sobie spróbowali odpowiedzieć na zadane pytanie. Dlaczego? Po pierwsze więcej zapamiętają z twojej prezentacji, po drugie jeśli odpowiedzi będą zbieżne z twoimi, to nawiązałeś kontakt ze słuchaczami. To jedna z form aktywizacji słuchaczy, ale także śmiem twierdzić, że i perswazji. Lubimy ludzi, którzy mają podobne poglądy. Darzymy ich większym zaufaniem.

ZAKOŃCZENIE

• Podsumowanie
  Zbliżając się do zakończenia wystąpienia warto jasno zapowiedzieć ten fakt, to wzmocni uwagę słuchaczy.
• Pytania / Dyskusja
  Jakie mają Państwo pytania / wątpliwości?
• Zapytanie o skuteczność
  Czy to Państwa przekonuje?
• Działania na przyszłość
  Ustalamy, że… Umawiamy się na…

Tak w wielkim skrócie wg mnie powinna wyglądać struktura prezentacji.

Jakiś czas temu miałam okazję słuchać wystąpienia, które przypominało mi wykład na studiach. Prelegent mówił dużo i z wielkim zaangażowaniem, w tle pokazywał slajdy pełne tekstu lub schematy, które były tak bogate w szczegóły, że przypominały labirynty nie do przejścia.
Jaka była myśl przewodnia wystąpienia? Obawiam się, że było ich kilka, ale nie jestem pewna. Ile z tego zapamiętałam? Nie robiłam notatek, moja pamięć nie wypadła najlepiej. Próbowałam sobie dziś coś przypomnieć z pokazywanych slajdów, ale nie miałam żadnego punktu zaczepienia.
Mój czas został zmarnowany. Ile szans sprzedażowych zmarnował prelegent?

Percepcja osoby uczestniczącej w prezentacji, nieznającej tematu jest bardzo ograniczona, dlatego nie należy tworzyć slajdów zawierających przytłaczającą ilość informacji. Warto zrezygnować z wszelkiego rodzaju ozdobników graficznych, rozbudowanych symboli i wyjątkowo skomplikowanych schematów, które niczego nie wnoszą do przekazywanych treści.

Błędem jest umieszczenie na slajdzie długich tekstów. Widzowie nie powinni trwonić swoich zasobów poznawczych, poszukując na ekranie miejsca, na które powinni patrzeć.